仕事を速く進める方法。要領の良さを身に付けるコツ。

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「仕事がなかなか早く進まない」

「要領が悪くていつも残業している」

「仕事を速く進めたい」

「1日のタスクを全て終わらせてスッキリした気分になりたい」

 

こんな悩みを持っている方、意外と多いみたいです。

私の職場の後輩も同様の悩みを抱いていて、結果、上司や他の先輩から仕事の進め方に関して小言を言われる始末・・・。

本人としては一生懸命なのですが、隣で見ている私からすると、「要領の悪さ」が目立つんですよね。

 

マクロに見れば論理的思考能力の欠如が原因なのですが、いきなりそんな抽象的なことを言われても混乱してしまうでしょう。

そこで今回のこの記事では、できるだけシンプルに分かりやすく、仕事を速く進めるコツを書いていこうと思います。

 

 

要領が悪い人は、「真面目」

要領が悪い人は、基本的に「真面目」な方が多いです。

性格としては優しい方が多いのですが、組織活動ではそれが仇になりやすい。

会社では、いくつかの大きなタスクのほかに、電話対応やら他の人から依頼される細かい事務仕事まで何でもこなす必要が出てきます。

 

真面目な方は、これを全て真面目に取り組んでしまいます。

 

そうなると、とても所定の勤務時間内には終わらないのです。

8時間前後の勤務時間がありますが、お手洗いに立ったり、先輩社員から話しかけられて雑談したり、営業であれば移動時間であったり。

基本的に8時間フルに事務処理をすることは出来ません。そうなると、本来与えられているタスクをこなすだけでも終業時刻になってしまいます。

それなのに、細かい事務処理を1つ1つ真面目に取り組んでいては、到底仕事は速く進まないのです。

 

良い意味で、「不真面目」になる努力をしましょう。

 

どれが「今日」外せない仕事?

会社にいれば、やろうと思えばいくらでも仕事は出来ると思います。

引継ぎ用のマニュアルの作成であったり、社内の整理整頓であったり、極論いくらでも仕事は作り出せます。

但し、そうやって作り出した仕事は、「今日」必要な仕事ではない可能性があります。

 

依頼される仕事も同じで、「今日」必要ではない仕事も混ざって依頼されることが多いです。

私は営業の仕事職ですが、営業先に訪問する以外に様々な仕事があります。(一部具体例を記載)

 

  • 営業車の管理(ガソリンや洗車、掃除、点検申し込みなど)
  • 勉強会などのプレゼン資料作成
  • 与信管理(決算書の入手や入手後の資料作成)
  • 後輩の指導
  • 電話応対
  • 納期調整
  • クレーム対応
  • 価格交渉(見積書作成や、値上げなどの案内など)
  • 特注品の製造可否(メーカーなので特注品の問い合わせが多い)
  • 業界動向の把握のためのセミナー参加とレポート提出
  • 客先からの技術的問い合わせ対応
  • 環境物質含有調査依頼の対応
  • 懇親会のお店予約

 

全てを1日のうちにこなせるわけではありません。

私は、どれが「今日」必要な仕事で、どれが「明日」必要な仕事なのかを分別して進めています。

 

会社においては、依頼する側が独りよがりな場合が多々ありますので、仮に真面目に引き受けても結果的には時間の無駄だった、なんてことがあるので注意が必要です。

先輩の言葉が全て正しいわけではないんですよ。真面目な人は大抵すべてを鵜呑みにしてしまいます。

 

 

「今日」やらなければいけない仕事だらけ?

職場の後輩がよく言っているのですが、

「今日やらなければいけない仕事がこれだけあるのですが、とても終わらないです・・・!!」

というセリフ。

 

確かに、本人のキャパシティに対して仕事が多いのかもしれません。

しかし、隣でよくよく聞いていると「本来引き受けるべきではない仕事」も引き受けているのです。

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お客さんからの依頼でも同じなのですが、「頑張っても出来ないことは『出来ない』と言わないと、色々な人に迷惑がかかる」ということは強く意識しなければなりません。

他の人もあなたと同じで、毎日忙しいのです。ですから、出来ないのに取り敢えずボールを受け取ってしまうのは止めた方が良いです。

 

 

【対策①】社内資料の保管場所を覚えておけ

基本的に、仕事が遅い人は「探し物」をしている時間が長いです。

仕事で1番無駄な時間は、「探し物をしている時間」です。雑談よりも圧倒的に無駄と言える時間だと思います。

 

また、要領が悪い人はデスクトップやデスクの上が汚い。

どこに何があるか把握できている人であれば汚くても構わないのですが、要領が悪い人は特にデスクトップの整理はした方が良いです。

 

会社での必要知識を「覚えられない」という人も同じです。

どこを見れば一瞬で検索できるのか、工夫をしましょう。乱雑にメモを取って放置しておくのは1番ダメです。例えば客先に訪問した際、メモ帳ではなくてノートPCにメモを取るなどの工夫。これであれば、社内日報にコピペするだけです。メモ帳に書くメモは清書も大変なんですよ。

 

あと、社内の共用フォルダなども定期的にチェックしておきましょうね。

 

【対策②】PCスキルや簿記などの常識を勉強しろ

要領が悪い人は、根本的に「常識力が低い」ことが原因であることが多いです。

Excelのショートカットキーを知らないだとか、ピボットテーブルや関数が使えないだとか、そもそも事務処理のスキルが足りていないことが多いです。

簿記などの伝票知識であったり、契約書関連の知識など、社会人として知ってて当然の知識を知らないことが多い。

土日遊んでいる場合じゃないんですよ。

自分の能力が低いのが原因なのに、それを見て見ぬふりをして「どうやったら仕事が速く進められるのだろう」と嘆いているのはおかしいですよ。

社会じゃなくて自分が悪いのです。

そのような環境が合っていないと思うのであれば、他の仕事をした方が良いですよ。但し、何をやるにしろ、自分と向き合うのがこの世の本質ですから、そこは忘れないように。

 

 

【対策③】自分で判断しろ

仕事が遅い人のさらなる特徴ですが、「自分で判断を下せない」ということです。

これは、「自分で判断して間違える人」と同じくらいか、それよりも深刻です。

自己判断で間違えた人は、「なぜ間違えたか」をあとで分析・反省することが出来ますが、自分で判断を下せない人は必然的にミスをしないので、分析と反省をすることが出来ません。

この記事を読んでいる人は、自分の仕事を振り返ってみて下さい。

 

マニュアル化された仕事以外で、判断が求められるときにどのような対応をしていますか?

先輩社員の判断を仰ぐか、担当部署の人に聞いて、意見を求めていませんか?

 

自分で判断出来ないから聞くしかないのは分かりますが、

要領が良い人は、「自分で判断でき」かつ「大きな間違いにならない判断が出来る」のです。

人に聞いて何かをするのは「遅い」んです。

 

あなたとの差はここなんです。

 

では、どうしたら自分で判断出来るようになるのでしょうか?

 

自分で判断を下すには?

自分で判断を下す際に、気を付けるべきポイントがいくつかあります。

 

  1. コンプライアンスを遵守している
  2. 売上(利益)を最大化する
  3. 社内のルール(手順)に則っている

基本的にはこの3つを検討して満たしておけば、上司から怒られることはありません。

2と3は時と場合に寄りますが、この3つを軸に判断が下せないとしたら、それは「あなた1人で判断してはいけないような内容」なのです。

 

もちろん、根回しや「報・連・相」は必要なスキルです。何か1人で判断し、実行したのであれば、きちんと上司に報告しましょう。

間違っていればフィードバックしてくれますから、今後に繋がりますし、「コイツは1人で判断できるし、その場合でも報告してくれるから任せられるな」と思われるようになります。

 

出来ない人は、何だかんだ「報・連・相」が出来ていないんですよ。

 

まとめ

いかがでしたか?

私の職場にも典型的な要領の悪い後輩がいるのですが、おおむね上記のようなポイントで躓いています。

少しずつ改善に向けて取り組んでいるのですが、この記事を読んでいるあなたも、改善の努力をしていきましょう。

今の時代、フリーランスやYoutuberなどの常識に捕らわれない職業も出てきていますが、従来のオフィスワーカーが大半なのは変わっていません。

そんな中で、どうすれば快適に仕事をこなせるか、というのは会社員の永遠の課題。

この記事が参考になったかは分かりませんが、読んだ方が少しでも「速く」仕事を進められるようになれば良いなと願い、筆を置きたいと思います。

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この記事の著者

Rid

とある化学メーカー勤務のサラリーマン。部署内、歴代最速で昇級。歴代最速で新卒の指導員。製造業の現場から、経済を俯瞰している現場の沸騰経済学者。好きなテレビ番組は「未来世紀ジパング」。暇さえあればスマホで当番組を視聴している。科学の発展と経済の未来を考えるのが好き。
一方では、会社員での給料を元手に投資の世界へ。為替を主戦場として、金融の世界からも世界経済を観察している。

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